+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Договор на ведение архива

Договор на ведение архива

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив. Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение. Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Порядок и сроки хранения договоров в организации

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив. Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении.

Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение. Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов? Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания. Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Также поблизости от здания помещения архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания помещения , подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:.

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон. Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы , применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества. В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция.

Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:. Высота архивохранилища пункт 2. В архивохранилище запрещается применение огня , нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Окончательное решение о пригодности того или иного здания помещения для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации как правило, сотрудников архива , пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный муниципальный архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации.

В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов если таковые имели место быть. В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел , в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел.

Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия. В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации п. С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел. Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение инструкцию об архиве организации. Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив архивариус , назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов — стажировку.

Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;.

В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации п.

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения. Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации. Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям. Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации ст.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов.

Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

Постановление ПФ РФ "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений" от Опубликован проект Закона Российской Федерации о поправке к Конституции Российской Федерации "О совершенствовании регулирования отдельных вопросов организации публичной власти". Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл.

Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда.

Требования к зданиям, в которых размещается архив Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. При выборе здания помещения , подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения: 1 архивохранилище; 2 помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов; 3 помещение для использования документов; 4 рабочие комнаты комната сотрудников архива. Оснащение архивохранилища Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам: обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2—3; поддерживать стабильный температурно-влажностный режим; производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей; отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива Окончательное решение о пригодности того или иного здания помещения для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт. Архив организации также несет ответственность за розыск документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Основу деятельности архивариуса составляют: организация работы архива; ответственность, в том числе и уголовная например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты ч. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации. Архив предприятия может функционировать на правах: 1 самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения; 2 структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации.

Основными задачами архивариуса организации являются: 1 комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; 2 учет и обеспечение сохранности документов; 3 создание научно-справочного аппарата к документам архива; 4 использование хранящихся в архиве документов; 5 подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Все проекты издательства. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Опубликован текст изменений Конституции. Изменен порядок проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров работников.

Архив на предприятии: организация хранения документов

Активировать демодоступ. От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов. В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:.

Пожалуйста, введите буквы, показанные на картинке выше. Регистр значение не имеет. Зачем нужен договор о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства с госархивом?

Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

Договор на ведение архива

.

.

.

.

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Список необходимых документов при заключении договора

.

.

отсутствие локального нормативного акта «Об архиве Общества»; – отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение архива и сдачу трудового договора на договорах работников, принятых после года;.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ядвига

    В течении года, как это понять? Поймали лишили прошло 365(366 и ты снова чист Или 1.01 всё обнуляется?

  2. Мирослав

    Позвонили из ПФ, казали что есть долг по ЕСВ 16000, за заброшенное не работающее ЧП. понимаю что сам воноват что не закрыл вовремя, но всеже что дальше делать с долгом(завтра еду к регистратору заяву на припинення писать)? Таких денег нет, что может быть с должником?

  3. Мирон

    2 наши суды очень редко выносят положительные выводы из-за того , что бояться, если придет в Украину Россия , им будет не хорошо . Как говорится ни туда и не сюда .

  4. peostamaldys

    Неужели такие лохи найдутся! Кто придет с военным билетом, пойдет заявление писать! Россия ты совсем сума сошла, народ мозги себе вставьте!

© 2018-2020 vsdoma.ru